Deutlich mehr als das Gehalt, das ihr gerade nicht zahlt. Genau das ist der Denkfehler, der die Rechnung meistens verhindert: Eine unbesetzte Stelle fühlt sich an, als würde sie Geld sparen. Auf dem Konto stimmt das sogar – nur steht dem etwas gegenüber, das nirgends auftaucht, weil es kein Beleg ist.
Wer die Zahl einmal ausrechnet, trifft Personalentscheidungen danach anders. Meistens schneller.
Inhaltsverzeichnis
Warum diese Rechnung so selten gemacht wird
In der Buchhaltung gibt es kein Konto für „Umsatz, den wir nicht gemacht haben“. Ausgaben werden gebucht, entgangene Wertschöpfung nicht. Deshalb sieht ein Betrieb sofort, was eine Stellenanzeige kostet – aber nicht, was der Monat gekostet hat, in dem niemand die Maschine bedient hat.
Dazu kommt: Die Belastung verteilt sich. Der eine schiebt Überstunden, der andere übernimmt eine Aufgabe mit, ein Auftrag wird um zwei Wochen verschoben. Jedes für sich ist verkraftbar. Zusammengerechnet ergibt es eine Zahl, die die meisten überrascht.
Die fünf Posten, die dazugehören
Vier davon sind schnell erklärt. Der fünfte ist der, an dem die ganze Rechnung hängt – und der, den fast niemand kennt.
Der Deckungsbeitrag ist das, was ein Mitarbeiter erwirtschaftet, nachdem die direkten Kosten abgezogen sind, die er verursacht. Er ist der mit Abstand größte Posten, und gleichzeitig der, den kaum jemand für seinen Betrieb parat hat.
Ein Beispiel, damit die Größenordnung klar wird: Wenn eine Position im Jahr 90.000 Euro Deckungsbeitrag erwirtschaftet, sind das pro Monat 7.500 Euro. Bei sechs Monaten Vakanz reden wir allein bei diesem einen Posten über 45.000 Euro – ohne Anzeigen, ohne Überstunden, ohne eure eigene Zeit.
Wenn ihr den Wert nicht kennt: Als grobe Faustregel wird in der Praxis oft der anderthalbfache Bruttolohn angesetzt. Genauer weiß es eure Buchhaltung, und diese Frage lohnt sich, weil sie den ganzen Rest bestimmt.
Der Vergleich, der die Perspektive verschiebt
Ein Personalvermittler berechnet üblicherweise 20 bis 25 Prozent des Bruttojahresgehalts. Bei einem Servicetechniker mit 60.000 Euro sind das 12.000 bis 15.000 Euro – einmalig, für genau diese eine Stelle.
Das klingt nach viel. Gemessen an dem, was oben steht, ist es das oft nicht. Und das ist der eigentliche Punkt dieser Rechnung: Sie sagt euch nicht, dass ihr einen Vermittler nehmen sollt. Sie sagt euch, in welcher Größenordnung ihr euch bewegt, wenn ihr über Maßnahmen nachdenkt.
Denn dasselbe gilt für alles andere, was ihr tun könntet: eine bessere Karriereseite, eine Gehaltsangabe in der Anzeige, ein Recruiting-Video, in dem eure Leute selbst erzählen. Die Frage ist nie „ist das teuer“, sondern „ist es teurer als der Zustand, den wir gerade haben“. Was so ein Film kostet, steht in einem eigenen Artikel.
Diese Posten lassen sich nicht seriös beziffern, und ich versuche es hier auch nicht. Aber sie sind da, und in Gesprächen sind sie oft der Grund, warum ein Betrieb irgendwann handelt – nicht die Zahl.
Besonders der erste wiegt schwer: Wenn die Stammbelegschaft monatelang die Lücke auffängt, entsteht irgendwann Verschleiß. Und die Kündigung eines langjährigen Mitarbeiters, der ausgebrannt ist, kostet ein Vielfaches der ursprünglichen Vakanz.
Wann ein Video daran nichts ändert
Ich bin Videograf, also erwartet ihr an dieser Stelle vermutlich den Übergang zum Angebot. Deshalb vorab die ehrliche Einordnung: Ein Film besetzt keine Stelle.
Er sorgt dafür, dass mehr passende Menschen von euch erfahren und sich bewerben. Das ist etwas anderes. Und es funktioniert nur, wenn drei Dinge stimmen:
Es muss einen Ort geben, an dem der Film läuft – eine Karriereseite, ein gepflegtes Google-Profil, die Stellenanzeigen. Ein Film, der nur auf der Startseite liegt, erreicht fast nur Leute, die euch ohnehin kennen. Mehr dazu, wo der Film überall laufen muss.
Das eigentliche Problem darf nicht woanders liegen. Wenn die Bezahlung deutlich unter dem Marktniveau ist oder es intern gärt, macht ein Film das eher sichtbar, als dass er es überdeckt.
Und ihr braucht die eine Stunde im Monat, um ihn auszuspielen. Wer die nicht hat, sollte zuerst die kostenlosen Dinge in Ordnung bringen: Google-Profil, Gehaltsangabe in der Anzeige, Bewerbungsformular kürzen, schneller antworten. Das kostet nichts außer einem Nachmittag.
Eure eigene Zahl – jetzt selbst ausrechnen
Alles oben ist eine Größenordnung. Interessant wird es erst mit euren Zahlen – eurem Gehaltsniveau, eurer Vakanzdauer, eurem Deckungsbeitrag.
Dafür habe ich eine Excel-Datei gebaut. Ihr tragt an neun Stellen eure eigenen Werte ein, den Rest rechnet sie aus: Gesamtkosten, Kosten pro weiterem Monat, Kosten pro Arbeitstag. Dazu ein Blatt, das jede Position erklärt, damit ihr die Zahl auch vor jemandem verteidigen könnt, der genauer hinschaut.
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Rechner gratis sichernHäufige Fragen
Was kostet eine unbesetzte Stelle im Monat?
Das hängt vor allem am Deckungsbeitrag der Position. Bei einer Fachkraft, die im Jahr rund 90.000 Euro Deckungsbeitrag erwirtschaftet, sind allein dieser Posten etwa 7.500 Euro pro Monat. Dazu kommen Überstunden im Team, Kosten für Stellenanzeigen und der eigene Zeitaufwand für die Suche.
Welche Kosten gehören in die Rechnung?
Fünf Posten: der entgangene Deckungsbeitrag der unbesetzten Position, die Überstunden, mit denen das Team die Lücke auffängt, die Ausgaben für Stellenanzeigen und Inserate, der eigene Zeitaufwand für Sichten und Gespräche, sowie Aufträge, die wegen fehlender Kapazität abgelehnt oder verschoben werden mussten.
Was ist ein Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter?
Der Umsatz, den eine Position erwirtschaftet, abzüglich der direkten Kosten, die sie verursacht. Er ist der größte Posten in dieser Rechnung. Wer den Wert nicht kennt, kann sich als grobe Orientierung am anderthalbfachen Bruttolohn entlanghangeln – genauer weiß es die Buchhaltung.
Ist ein Personalvermittler teurer als andere Maßnahmen?
Ein Personalvermittler berechnet üblicherweise 20 bis 25 Prozent des Bruttojahresgehalts, einmalig pro Besetzung. Bei 60.000 Euro Jahresgehalt sind das 12.000 bis 15.000 Euro. Ob das teuer ist, hängt davon ab, was die Vakanz in derselben Zeit kostet – und ob die Maßnahme nur diese eine Stelle betrifft oder auch künftige.
Warum taucht die Vakanz nicht in der Buchhaltung auf?
Weil es kein Konto für entgangene Wertschöpfung gibt. Ausgaben werden gebucht, nicht realisierte Umsätze nicht. Deshalb sieht ein Betrieb sofort, was eine Stellenanzeige gekostet hat, aber nicht, was der unbesetzte Monat gekostet hat.
Hilft ein Recruiting-Video gegen eine unbesetzte Stelle?
Es kann helfen, wenn die Grundlagen stimmen: eine Karriereseite, auf der der Film läuft, ein gepflegtes Google-Profil und Stellenanzeigen, in die er eingebunden wird. Ein Film besetzt keine Stelle – er sorgt dafür, dass mehr passende Menschen von einem Betrieb erfahren. Liegt das eigentliche Problem bei der Bezahlung oder im Betriebsklima, ändert ein Video daran nichts.
Dein nächster Schritt (kostet dich nichts)
Wenn ihr die Zahl kennt und überlegt, ob ein Recruiting-Video für euch sinnvoll ist, lass uns unverbindlich darüber sprechen. Kein Verkaufsgespräch – wir schauen, ob es bei euch überhaupt passt.
Passend dazu: Wie ihr euch Schritt für Schritt als Arbeitgeber sichtbar macht – ganz ohne Agentur und Budget – zeigt der Beitrag Employer Branding im Mittelstand.